Descubra como funciona um software de cobrança

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software de cobrança

É comum que algumas empresas façam cobranças de seus clientes de maneira indevida e com alguns equívocos. Valores incorretos ou a execução dessa ação envolvendo pessoas que não tenham nenhum tipo de pendência financeira com a empresa são situações que prejudicam a relação com o seu público, além de trazer constrangimento.

Para os gestores que têm dificuldades de gerenciar esse processo com seus clientes inadimplentes, utilizar um bom software de cobrança pode ser a melhor saída para a equipe responsável. Uma ferramenta como essa vai permitir visualizar as demandas com mais clareza e ter mais controle dos prazos de vencimento de cada uma das contas.

Você sabe como opera um software de cobrança? Neste post, você vai entender seu funcionamento, suas vantagens e como optar pelo melhor. Boa leitura!

Software de cobrança: o que é e como funciona?

Um software de cobrança nada mais é do que uma ferramenta em que é possível receber o pagamento dos seus clientes. Nele, o gestor pode acessar várias informações, agendar cobranças e fazer o controle de contas a pagar e a receber, além de utilizar o saldo para efetuar o pagamento das pendências financeiras.

O objetivo dessas soluções é tornar os pagamentos mais ágeis e desburocratizar a gestão financeira para pequenas e médias empresas. Com o uso dessa ferramenta, a empresa ganha consideravelmente em competitividade ao aumentar a vasta oferta de opções de pagamento. Por outro lado, o cliente também tem mais facilidade para quitar seus débitos.

A partir de um software de cobrança, é possível avaliar o histórico dos seus clientes, além de fazer uma análise mais aprofundada do perfil dos devedores a partir do registro de informações que são valiosas para a sua gestão.

Você certamente deve armazenar dados de e-mail e telefones, mas é preciso ter em seu banco de dados os horários em que seus clientes estão mais disponíveis para efetuar o contato. Busque também informações que podem ser analisadas por meio de um contato prévio com determinada pessoa. Assim, o processo de cobrança se torna mais simplificado e eficiente.

Quais são as vantagens de utilizar um software de cobrança?

A seguir, selecionamos as principais vantagens do uso de um software de cobrança. Confira!

Processos mais simplificados

Emitir muitos boletos manualmente gera um processo bastante complexo e que toma muito tempo, além de demandar um alto número de funcionários.

Ao utilizar um software de cobranças, é possível, em poucos cliques, permitir que o boleto chegue ao cliente de maneira ágil e fácil. Além disso, há a possibilidade de enviar lembretes de pagamento por meio do e-mail e das emissões programadas.

Assim, a empresa cobra de seus clientes no prazo correto e eles podem pagar na data do vencimento, o que torna todo o processo mais rápido.

Mais controle financeiro

Controlar as finanças nem sempre é uma tarefa muito fácil para alguns gestores. São muitos recebimentos e pagamentos que merecem atenção. Também é preciso cuidado com o controle dos fornecedores, dos clientes e de uma série de outras movimentações. Qualquer informação imprecisa pode levar a problemas difíceis de serem contornados, prejudicando a saúde financeira do negócio.

Com um software de cobranças, é possível emitir relatórios para acompanhar todo o processo de perto. Além disso, os cálculos são feitos automaticamente, reduzindo a possibilidade de erros manuais. Um sistema como esse ainda permite o controle mais eficiente do fluxo de caixa, do recebimento das contas e dos prazos de pagamento.

Todos essas funções e dados passam a trabalhar automaticamente e podem ser acessados de qualquer lugar. Ao optar por um software de cobrança, o gestor elimina as inúmeras planilhas e os controles manuais, facilitando o dia a dia de trabalho e melhorando a sua administração.

Gerenciamento de clientes mais eficaz

Ao aderir a um software de cobrança, o seu negócio passa a ter um controle maior sobre quem são os seus próprios clientes e as suas reais necessidades. Isto é, ele vai poder identificar o perfil de cada um e oferecer os melhores planos de pagamento, sem que isso gere atrasos para a organização. Dessa forma, um sistema como esse passa a oferecer ao cliente a possibilidade de efetuar o acerto das contas sem atrasos e multas.

Como escolher um software de cobranças?

Escolher um software de cobranças adequado ao seu negócio exige alguns cuidados. Entenda quais são!

Saiba as necessidades do seu negócio

Antes de mais nada, é necessário avaliar o seu negócio. Você, como gestor, precisa entender as necessidades, as oportunidades de melhoria e os gargalos enfrentados pelo setor financeiro no dia a dia.

Para isso, mapeie suas necessidades e identifique barreiras que estão interferindo no processo de cobrança e que, consequentemente, geram custos a mais. A partir desses dados bem definidos, você poderá passar para a próxima etapa, que é conhecer detalhadamente as funções da ferramente que pretende contratar.

Conheça as funções da ferramenta

Conhecer as funcionalidades do sistema que deseja contratar é outro passo essencial, uma vez que você já entende quais são as suas necessidades e qual ferramenta melhor vai atender a todas elas. A partir disso, você poderá avaliar as funções do sistema pretendido e se elas serão benéficas para o seu negócio. É importante que você tenha uma ferramenta eficiente, que possa integrar a sua equipe financeira.

Entenda a relação custo-benefício

Entender se o sistema trará benefícios reais para o seu negócio é outro passo importante no momento de contratar um software de cobranças. Algumas empresas estranham o fato de que uma ferramenta informatizada de cobranças possa reduzir o custo administrativo do negócio. No entanto, saiba que essa é uma verdade que você precisa considerar.

Investir em uma ferramenta como essa permite uma redução do uso de mão de obra, bem como uma diminuição de erros que podem acometer os processos. Assim, evitam-se retrabalhos e até mesmo problemas judiciais com clientes.

Ao ler este conteúdo, você pôde entender como funciona um software de cobrança, quais as suas vantagens e como contratar aquele que melhor atenda às suas necessidades. A partir disso, é possível automatizar os processos de sua gestão financeira, o que permite executar as tarefas de maneira mais eficientes e melhorar a saúde financeira da sua empresa.

Quer entender um pouco mais sobre o que um sistema de cobranças pode fazer pelo seu negócio? Entre em contato com o nosso time de especialistas e descubra agora mesmo!

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