Saiba como usar o modelo de gestão financeira escolar em seu negócio

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Saiba como usar o modelo de gestão financeira escolar em seu negócio

Administrar um negócio, independentemente do segmento, demanda diversos cuidados relacionados aos diferentes departamentos. Por exemplo, em uma instituição de ensino existem diferentes áreas que exigem atenção, como plano pedagógico, manutenção e a gestão financeira escolar.

Uma vez que os desafios relacionados à administração escolar implicam no conhecimento sobre diferentes áreas, o que muitas vezes pode sobrecarregar o gestor, preparamos este conteúdo explicando como usar o modelo de gestão financeira nas escolas.

Confira a seguir o que é a gestão financeira, qual a importância dessa área, como integrá-la com as demais e como desenvolver um plano eficiente. Boa leitura!

O que é gestão financeira?

Inicialmente é preciso entender do que se trata a gestão financeira escolar. Esse conceito refere-se a união dos procedimentos administrativos relacionados com todas as finanças da instituição e atividades que dela se desdobram. Com isso, o objetivo da gestão é preservar a organização orçamentária, a eficiência de processos e atividades e o controle administrativo.

É por meio da gestão financeira que uma instituição de ensino pode identificar investimentos e melhorias que beneficiem o plano de ensino, as atividades estudantis, o ambiente escolar e a própria manutenção do local. Também estão envolvidas as questões relacionadas com estoque, folha de pagamento e mensalidades.

É importante que todos os aspectos financeiros sejam integrados, visto que o fluxo de caixa é apenas um e é ele que proporciona segurança fiscal ao negócio.

Qual a importância da gestão financeira integrada com outras áreas?

Com o pressuposto de que uma escola também é uma empresa e, portanto, precisa ter controle financeiro e gerar lucro, é importante que se pense na gestão integrada das áreas para que seja possível obter melhores resultados.

Por exemplo, o controle de estoque é um aspecto central para que haja otimização dos recursos e se evite o desperdício. Dessa forma, a compra de insumos deve ser sempre centralizada na área financeira, visando uma melhor gestão. O mesmo vale para outros departamentos, como o de projeto pedagógico, custos fixos com colaboradores, marketing e publicidade etc.

Uma vez que a questão orçamentária envolve todos os departamentos da instituição, ela deve estar acima deles, direcionando recursos de forma inteligente e estratégica para proporcionar estabilidade e solidez para o negócio e garantir a qualidade e continuidade das operações.

Quais os benefícios dessa prática?

Ao organizar a escola em torno de uma modelo de gestão financeira escolar eficiente, o gestor pode alcançar uma série de benefícios. Entre eles podemos destacar:

  • redução de custos operacionais, otimizando os recursos disponíveis;
  • investimentos estratégicos que permitam reter alunos e melhorar o projeto pedagógico da instituição;
  • adoção de automação em processos que reduzem a burocracia e aumentam a eficiência;
  • incentivo de práticas de não-desperdício, reduzindo gastos com insumos desnecessários ou exagerados;
  • conquista da confiança dos alunos e da comunidade com uma gestão transparente;
  • redução da inadimplência ao melhorar os processos relacionados com os pagamentos;
  • aumento da lucratividade da instituição.

Devido aos diversos benefícios possíveis com a gestão financeira escolar, é importante que gestores dessa área entendam quais processos adotar e como desenvolver um modelo que, de fato, gere tais resultados.

Como fazer uma gestão financeira escolar eficiente?

Uma gestão financeira eficiente é imprescindível para que a escola tenha capacidade de investimento e crescimento, conseguindo atender mais alunos e aumentando a lucratividade do negócio sem prejudicar questões essenciais, como a qualidade de ensino.

A seguir, apresentamos 6 boas práticas para o desenvolvimento de uma gestão financeira eficiente.

Definir prioridades

O primeiro aspecto que deve ser considerado pelo administrador da escola é determinar quais são as prioridades de investimento. Apenas com um direcionamento racional e estratégico do orçamento a instituição alcançará solidez para criar metas mais ousadas.

Entre os itens que podem ser considerados emergenciais, por exemplo, podem estar os insumos e materiais didáticos, a manutenção predial, a formação dos professores ou técnicos, a aquisição de ferramentas e parceiros para o desenvolvimento do negócio, entre outros.

Fazer um planejamento estratégico

Juntamente com a definição das prioridades da escola, o gestor deve elaborar um planejamento estratégico, considerando os objetivos de curto, médio e longo prazo da instituição e traçar os caminhos necessários para que essas metas sejam alcançadas.

Por exemplo, a meta de crescimento pode exigir a construção de novas salas e, portanto, esse item deve ser contemplado no orçamento. No planejamento é possível que o administrador faça uma previsão de quanto será necessário direcionar para cada departamento considerando manutenção das atividades atuais e novos investimentos.

Conforme já execute esse planejamento há alguns anos, a tendência é que ele se torne mais exato e confiável para a previsão dos próximos períodos.

Ter um sistema de gestão

Modelos de gestão baseados no antigo “livro-caixa” com anotações em caderno das entradas e saídas da empresa já não funcionam mais. Atualmente, para manter-se competitivo e relevante diante do público, é fundamental que as instituições invistam em sistemas de gestão financeira automatizados.

Existem empresas especializadas que fornecem sistemas direcionados a segmentos específicos, como o escolar. A vantagem é que a própria ferramenta já considera e tem recursos que atendem as particularidades da área.

Com esses modelos é possível automatizar diversos processos, promovendo uma redução dos custos operacionais que pode ser determinante no aumento da lucratividade da escola e no controle financeiro.

Manter a transparência financeira

A transparência é uma questão fundamental em qualquer tipo de organização. Mantenha todos os comprovantes de pagamento, notas fiscais e despesas da escola. O controle rígido das entradas e saídas é fundamental para que o planejamento seja correto e eficaz.

Para manter o controle, faça balanços mensais e compare despesas de um mês para o outro e de períodos maiores para verificar para onde os investimentos estão sendo direcionados e se os retornos são mensuráveis.

Otimizar os recursos

Apenas com a identificação de quais departamentos estão consumindo mais recursos é possível desenvolver planos estratégicos para otimizar os gastos de cada área.

Por exemplo, o investimento em tecnologias e ferramentas de automação pode desafogar a folha de pagamentos e tornar os processos mais eficientes com um custo menor, melhorando o desempenho em áreas importantes.

Ter uma estratégia de combate à inadimplência

Por fim, as mensalidades também estão no guarda-chuva da gestão financeira e, portanto, as estratégias de combate à inadimplência também. Um sistema de gestão automatizado já pode ser um grande aliado na diminuição dos devedores, pois organiza as formas de cobrança e notificações de contas a vencer.

Desenvolver uma estratégia para contato com alunos devedores de forma cortês e automatizada tem grande relação com pagamentos em dia que são determinantes para um fluxo de caixa saudável na instituição.

A gestão financeira escolar é uma área delicada e por isso deve receber uma atenção compatível com a sua importância. O investimento em novas tecnologias e estratégias é um passo em direção ao melhor controle orçamentário e estabilidade financeira que, por sua vez, estão relacionados com as possibilidades de crescimento e aumento da rentabilidade da escola.

Quer saber mais como um sistema de gestão pode contribuir com a sua escola? Confira o conteúdo “como usar um sistema de mensalidades para engajar clientes” e conheça os potenciais dessa solução!

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